Una consulta frecuente que puede tener varias respuestas

“Yo este mes cobré $3 millones, pero cuando miro lo que declaré no me da ese importe. ¿Estoy haciendo algo mal?”

Esta es una consulta que puede aparecer con bastante frecuencia cuando revisamos la información de un cliente.

Y lo primero que solemos aclarar es algo importante:

Que el dinero que ingresó a tu cuenta no coincida exactamente con lo que facturaste o declaraste no significa, por sí solo, que exista un error.

El problema aparece cuando no podemos identificar por qué existe esa diferencia.

Porque en una actividad comercial o profesional hay varios datos que pueden confundirse entre sí:

lo que vendiste, lo que facturaste, lo que cobraste y lo que efectivamente corresponde declarar.

Y no necesariamente ocurren en el mismo momento.

Cobrar, facturar y declarar no siempre son lo mismo

Imaginemos una situación muy sencilla.

Un emprendedor realiza una venta por $500.000.

Puede suceder que:

• emita la factura en un momento determinado;
• cobre esa venta días o semanas después;
• reciba el dinero en una cuenta bancaria;
• y ese movimiento aparezca en el extracto bancario en una fecha diferente.

Por eso, mirar solamente el dinero que ingresó a una cuenta no siempre permite determinar cuáles fueron los ingresos de la actividad correspondientes a un determinado período.

Pero esta no es la única situación que puede generar diferencias.

1. No todo el dinero que entra a tu cuenta es una venta

Este es uno de los primeros puntos que revisamos.

Una cuenta bancaria puede recibir dinero por diferentes motivos que no necesariamente representan ingresos de la actividad.

Por ejemplo:

• transferencias entre cuentas propias;
• préstamos;
• devoluciones;
• reintegros;
• aportes de dinero;
• movimientos personales.

Por eso, si mirás el extracto bancario y sumás simplemente todos los ingresos, podrías estar considerando como ventas movimientos que en realidad tienen otro origen.

La pregunta no es solamente cuánto dinero entró. La pregunta es de dónde vino ese dinero.

2. Podés haber facturado una venta que todavía no cobraste

También puede suceder exactamente lo contrario.

Emitiste una factura por una venta, pero tu cliente todavía no te pagó.

En ese caso, vas a tener una operación facturada aunque todavía no exista un ingreso de dinero en tu cuenta bancaria.

Esto muestra por qué facturación y movimientos bancarios son dos fuentes de información diferentes que necesitan ser analizadas en conjunto.

3. Podés estar cobrando ahora algo que facturaste anteriormente

Otra situación habitual aparece cuando una venta fue facturada en un período anterior y el cobro se produce posteriormente.

Entonces, al mirar únicamente los movimientos del banco de este mes, podrías encontrar dinero relacionado con una operación que no se originó durante este mismo período.

Por eso es importante conocer el origen de cada cobro y poder relacionarlo con la operación correspondiente.

4. Los movimientos personales pueden mezclarse con los del negocio

Cuando una misma cuenta se utiliza para todo, la tarea se vuelve mucho más difícil.

Puede aparecer en el mismo extracto:

• el cobro de una venta;
• el pago de un supermercado;
• una transferencia a otra cuenta propia;
• el pago de un servicio personal;
• un préstamo;
• y nuevamente el cobro de un cliente.

El banco registra todos esos movimientos, pero no puede determinar por sí solo cuáles corresponden a la actividad y cuáles no.

Por eso, mantener cierto orden financiero también facilita el trabajo contable y tributario.

Entonces, ¿qué debería preocuparme?

No necesariamente que todos los números coincidan exactamente.

Lo importante es que las diferencias tengan una explicación y puedan respaldarse.

Una diferencia entre los movimientos bancarios, la facturación y las declaraciones puede ser perfectamente justificable.

Lo que genera un problema es encontrar una diferencia y no poder determinar su origen.

Por eso, en lugar de preguntarnos solamente:

“¿Cuánto dinero entró este mes?”

es mucho más útil preguntarnos:

“¿Qué representa cada uno de esos movimientos?”

¿Cómo empezar a ordenar esta información?

Si tenés un emprendimiento o trabajás de manera independiente, algunos hábitos simples pueden ayudarte:

Separar, siempre que sea posible, los movimientos personales de los de la actividad.

Registrar y respaldar los ingresos que no corresponden a ventas, como préstamos o transferencias entre cuentas propias.

Mantener ordenada la facturación, evitando depender de la memoria para reconstruir las operaciones a fin de mes.

Y, fundamentalmente, revisar periódicamente la relación entre facturación, cobranzas y movimientos bancarios.

No hace falta esperar a que aparezca una diferencia importante para empezar a hacerlo.

Una diferencia no siempre es un problema. No poder explicarla, sí.

En el Estudio Contable Integral Páez partimos de una idea sencilla:

los números de tu negocio tienen que poder contarte una historia.

Si facturaste, cobraste, recibiste una transferencia o ingresó dinero por otro motivo, necesitamos poder entender qué ocurrió y cómo corresponde registrarlo y declararlo.

Porque el objetivo no es simplemente que los números “den”.

El objetivo es saber por qué dan así.

En el próximo episodio vamos a profundizar en otras diferencias que pueden aparecer cuando analizamos los movimientos de una actividad y qué podemos hacer para prevenirlas.

¿Te pasó alguna vez que miraste tu cuenta y no entendías por qué el dinero que entró no coincidía con lo que habías declarado?

Contanos tu experiencia o consultanos para analizar tu situación particular.

Contadora María José.